#1 – Find ud af hvad agendaen skal være
Tit når man afholder et arrangement af alle kalibrer, så er der en agenda for selve dagen eller arrangementet. Afholder man et kick-off handler det tit om en produktlancering – her er produktet jo så den agenda. Hvad repræsenterer produktet og hvordan kan det spille sammen med jeres dag? Skal I f.eks. afholde en julefrokost, så er det mere jul og jer der er agendaen for arrangementet – og det er så jer der skal i knivskarp fokus. Med andre ord – hver fest skal have en agenda og hver agenda har sine udgangspunkter. Det nytter ikke noget du begynder at blande tingene sammen, fordi så får du ikke det udbytte der kunne have været opnået.
Forestil lige dig selv sidde til årets julefrokost og have fået et par glas vin med dine kollegaer, og så skal forholde dig til året kommende værdier, eller den helt nye printer der bliver lanceret den kommende uge. Det ville næppe fungere ligeså godt. Find derfor altid ud af hvad den grundlæggende agenda skal være og hvad den skal tage udgangspunkt i: Et nyt produkt, nye visioner og værdier, jer som kollegaer, et problem i oplever på arbejdspladsen eller noget helt andet.
Husk derfor: Der kan være mange agendaer for sådan en dag, men sørg for at have den defineret på forhånd for at få den perfekte firmafest.
#2 – Find fælles værdier og interesser
Uanset hvor erfaren man er i at arrangere events og firmafester, så er der en ting der sjovt nok gør sig gældende – man tager udgangspunkt i sine egne værdier, hvad man selv synes er sjovt og knap så meget hvad deltagerne egentlig ville tænke. Man kan sommetider godt have en tilbøjelighed til at tro sine kollegaer ville synes et flødebollekursus er det helt rigtige, fordi ens egne værdier selv er i det mere bløde. Men hvis alle ens kollegaer har andre værdier og andre interesser, ja så var man muligvis bedre stillet, hvis man nu havde taget et paintballarrangement.
Er man personen der hvert år skal arrangere et arrangement, så skal der nok også komme et år, hvor de hårde negle er klar til at afprøve lidt blødere ting af. Men ønsker man det største udbytte for sine event-penge, ja så skal man tænke større end sig selv og se tingene fra andres perspektiv – en ting man også lære igennem teambuilding.
Husk derfor: Det kan være fristende at vælge noget man selv synes er sjovt, men man skal tænke på gruppen som helhed – find noget alle kan være med på og som de synes er sjovt for at opnå den perfekte firmafest.
#3 – Lad ikke budgettet styre jer
Alle der har fået opgaven at arrangere en fest kender dette problem. I er 25 personer og du har fået X antal kroner med i byen at arrangere noget for. Du har fundet det HELT PERFEKTE for dit team, men det overskrider allerede jeres budget med X antal kroner. Det giver straks en stor øv følelse i kroppen, fordi det I allerhelst ville prøve, er altså et par hundrede dyrere end hvad du må bruge. Vi ved godt det kan være en super frustrerende mur at møde. Men det er her, at du går til din leder og tager snakken med ham. Det kan nemlig give rigtig meget mening at finde de ekstra penge et arrangement designet til jer ville koste.
Forestil dig, at du har fået 500 DKK, person. Men Water Battle som I har set jer HELT VARME på koster 600,- pr. person. Det er 2.500 DKK, ekstra for alle sammen, men den ekstra gevinst I ville få ved at vælge et arrangement der tiltaler jer, kan ikke gøres op i de få håndører.
Samtidig ser vi tit en tendens fra virksomheder der mere føler at det er en ting der skal overstås, fremfor en ting der skal investeres i. Dette er vi selvfølgelig dybt uenige i og det burde du også være. Der er ganske mange forskningsresultater der taler varmt for, at teambuilding og investering i dine medarbejdere giver et positivt afkast igen. Du får derfor absolut intet ud af at spare på disse oplevelser/investeringer, andet end dårlige oplevelser og kedelige team events. Jo vist, en tur i bowlinghallen og på pizzabar bagefter er da sjovt, men er det ikke mere noget man gør med vennerne en søndag eftermiddag?
Husk derfor: Lad derfor ikke jeres budget tyrannisere jer når I skal vælge team aktivitet. Det handler dog ikke om at finde det dyreste I kan, men finde det rette for netop jer – også selvom det koster et par hundrede/tusinde mere end først antaget.
#4 – Drømme er ikke forkerte
Du står og skal arrangere dit næste event, men du ved ikke helt hvad det skal omhandle. Du har en drøm om, at det tager udgangspunkt i den agenda I arbejder ud fra på arbejdet – og om ikke andet, kunne være i tråd med agendaen. Men når agendaen er stop mobning så er et foredrag om Time Management måske ikke det helt rigtige, og du synes heller ikke en Sang Skole ville give så meget mening, selvom det selvfølgelig ville være sjovt. Du starter derfor med at drømme om det perfekte setup og det er en helt naturlig proces.
Hos Eventnu synes vi ikke det er forkert at drømme og heller ikke når du skal afholde dit næste event. Drømme kan nemlig være med til at skabe de perfekte rammer for jeres event – og der er ingen drømme som er dumme. Alle drømmer kan omdannes til noget aktuelt der kan frembringe jeres visioner i et endnu klarere lys og som kan være med til at skabe rammerne der skal til, for at gøre dagen/aftenen perfekt. Vi hjælper årligt virksomheder med at fremføre deres drømme event og tager gerne ’opfinder’ kasketten på når der skal opfindes nye aktiviteter.
Husk derfor: Lad derfor ikke dine drømme slå dig ud, når der skal afholdes et firmaevent i din virksomhed. Drømme kan tit og ofte blive virkelige. Det kræver sommertider en masse kreativitet, men det er vi gudskelov mestre til hos Eventnu.
#5 – Hav styr på dine deadlines
Vi kender alle en person der ikke har meget til overs for deadlines. Har man inviteret til kl. 18.00, så kan du være sikker på vedkommende først kommer kl. 19.00. Der er næsten INTET – som i INTET, der kan være mere irriterende end netop dette. Eller jo, det skulle da lige være hvis I skal afholde et større arrangement og foredragsholderen skal gå på scenen kl. 14.00 fordi I tryllekunstneren skal på kl 15.00. Tryllekunstneren kan nemlig ikke rykke sin deadline fordi han har et andet arrangement han skal være til kort efter.
Husk derfor altid at have styr på jeres interne deadlines og tidslinjer. Det kan godt være jeres personlige arrangement godt kan rykke 10 min frem eller tilbage, men hvis I er afhængige af eksterne underholdningsindslag eller lignende, så nytter det ikke at jeres tidsramme skøjter rundt.
Husk derfor: Den perfekte firmafest handler om præcise deadlines og overholdes heraf. Tænk derfor altid små pauser ind i jeres tidsprogram, så der altid er lidt at give af i den ene og den anden ende. Hos Eventnu arbejder vi altid med 10-15 min. Pause mellem indslagene, så vores tidsrammer aldrig bliver overskredet mere end et par minutter.
